En INVERSIONES TORONTO S.A.S. la conservación, protección, integridad y confidencialidad de los datos personales de todas las personas naturales que tengan o hayan tenido relación con la empresa a saber, empleados, aprendices, ex empleados, clientes, proveedores, visitantes o cualquier tercero cuyos datos personales se encuentren incluidos en las bases de datos de INVERSIONES TORONTO S.A.S.
INVERSIONES TORONTO S.A.S.
NIT. 900.702.831-1
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
PRESENTACIÓN:
El presente documento responde a la necesidad de dar cumplimiento a la disposición prevista en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que regula los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se destaca el de adoptar un Manual Interno de Políticas y Procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Este manual tiene como finalidad establecer las políticas y procedimientos para el tratamiento de datos personales por INVERSIONES TORONTO S.A.S. en el territorio Colombiano, en cumplimiento del literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012.
Es de gran importancia precisar que en los literales d) y e) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, se hace expresa mención al Responsable y al Encargado del tratamiento, respectivamente. Así, el Responsable del Tratamiento es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos, en este caso INVERSIONES TORONTO S.A.S. debidamente representada por MARIA JULIANA RENGIFO MURILLO (juliana.rengifo@grupodavissa.com) sociedad ubicada en la Calle 106 N. 18 A – 20, Bogotá, Colombia con teléfono de contacto (601)743-2130. Mientras que el Encargado del tratamiento es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable, en este caso es el Área de Sistemas y el Área de Contabilidad de INVERSIONES TORONTO S.A.S., con correo electrónico de contacto ricardo.florez@grupodavissa.com
Ahora bien, las tecnologías actuales permiten a las empresas la gestión, explotación y almacenamiento eficiente de la información personal que utiliza para el cumplimiento de sus objetivos corporativos de negocio, como puede ser en sus procesos de selección y contratación de personal, o los procesos relacionados con el servicio y atención a clientes, usuarios, proveedores, accionistas, directivos, entre otros.
El derecho fundamental al habeas data tiene por objeto garantizar a los ciudadanos el poder de conocer, actualizar y rectificar la información que hayan sido recogidas en bancos de datos, así como, ejercer sus derechos, libertades y garantías constitucionales relacionadas con la recolección, tratamiento y circulación de sus datos personales. En este sentido, el derecho a la protección de datos personales dota al titular de un abanico de facultades para mantener el control sobre su información personal. Estas facultades parten del derecho a saber quién conserva los datos personales, los usos a los que se están sometiendo los mismos, hasta la definición de quién puede consultarlos y la oposición a la posesión e utilización de los mismos.
La Ley 1581 de 2012 desarrolla una serie de garantías e instrumentos diseñados para garantizar la vigencia del referido derecho fundamental. En este contexto, el objeto de este manual consiste en cubrir y proporcionar las mencionadas garantías e instrumentos teniendo en cuenta nuestra condición de Responsables del Tratamiento de datos personales a la luz, en especial, de lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la referida Ley. Es por lo anterior entonces, que este manual pretende exponer los procedimientos de recolección y tratamiento de datos personales, así como los canales de acceso a los datos personales y demás situaciones consagradas en las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014. De la misma forma, incluye los aspectos básicos de índole normativa, contiene anexos independientes con modelos, documentos y esquemas de procedimientos que permiten obtener la autorización para el tratamiento de datos personales de acuerdo a nuestras necesidades particulares.
MARCO LEGAL Y CONSTITUCIONAL.
- Constitución Política, artículo 15;
- Ley 1266 de 2008;
- Ley 1581 de 2012;
- Decreto Reglamentario 1727 de 2009;
- Decreto Reglamentario 2952 de 2010;
- Decreto Reglamentario 886 de 2014;
- Decreto Reglamentario parcial No 1377 de 2013;
- Sentencias Corte Constitucional C – 1011 de 2008;
- Sentencia Corte Constitucional C – 748 del 2011;
- Decreto único 1074 de 2015;
- Circular externa No 02 del 3 de noviembre de 2015;
- Circular externa No. 001 de 8 de noviembre de 2016.
DISPOSICIONES GENERALES
ARTÍCULO 1. LEGISLACIÓN APLICABLE. Este manual fue elaborado teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, los Decretos 1377 de 2013, 886 de 2014 y demás normas concordantes.
ARTICULO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Este manual se aplica al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje INVERSIONES TORONTO S.A.S.[1] (Responsable del Tratamiento), ubicada en la Calle 106 N. 18 A 20.
ARTÍCULO 3. BASES DE DATOS. Las políticas y procedimientos contenidos en el presente manual aplican a las bases de datos que maneja la compañía, y que serán registradas de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, y los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014. Así mismo, el tratamiento de los datos personales se ejecutará según los límites temporales consagrados en el artículo 11 del Decreto 1377 de 2013.
ARTÍCULO 4. OBJETO. Por medio del presente manual se da cumplimiento a lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que regula los deberes que asisten a los Responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se encuentra el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos. Así mismo tiene la finalidad de regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza INV TORONTO, a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de Habeas Data dentro del marco establecido en la Ley y sus Decretos Reglamentarios.
ARTÍCULO 5. DEFINICIONES. Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en el presente manual y de acuerdo con lo establecido en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, se entiende por:
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales; b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
ARTÍCULO 6. PRINCIPIOS. Los principios que se establecen a continuación, constituyen los parámetros generales que serán respetados por INV TORONTO en los procesos de acopio, uso y tratamiento de datos personales.
a) Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos por INVT TORONTO debe obedecer a una finalidad legítima de la cual debe ser informada al Titular.
b) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento.c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.d) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de INV TORONTO en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.e) Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.f) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de INV TORONTO, se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
ARTÍCULO 7. DATOS SENSIBLES. Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
ARTÍCULO 8. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES. Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:
a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares
ARTÍCULO 9. AUTORIZACIÓN TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES. Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.
En el Tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible conforme a lo establecido en el Artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, INV TORONTO cumplirá con las siguientes obligaciones:
· Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
· Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad de su Tratamiento, y además obtener su consentimiento expreso.
Ninguna de las actividades que realiza INV TORONTO está ni estará condicionada a que el titular suministre sus datos personales sensibles.
ARTÍCULO 10. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES. El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7° de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
a) Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. Todo Responsable y Encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables. La familia y la sociedad deben velar porque los Responsables y Encargados del tratamiento de los datos personales de los menores de edad cumplan las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables.
ARTÍCULO 11. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS. El tratamiento (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión) de los datos personales que ejecutará INV TORONTO tendrá alguna o varias de las siguientes finalidades:
Para el desarrollo de las actividades comprendidas en el objeto social de INV TORONTO y los procesos administrativos, comerciales, laborales y legales que se requieran para el cumplimiento y ejercicio de las obligaciones y derechos que se deriven de todo lo anterior, directamente o con el concurso de terceros vinculados legal o comercialmente con quienes se comparta la información para esos fines.
Compartir y trasladar los datos personales a aliados comerciales de INV TORONTO, para el desarrollo de su objeto social y la realización de negocios jurídicos.
Promocionar, publicitar, auditar, certificar y controlar, las actividades, productos y servicios de INV TORONTO y de terceros con los cuales la misma mantenga relaciones de negocios así como realizar investigaciones y pruebas de mercado, análisis estadísticos, actualizaciones o verificaciones de información, directamente o con el concurso de terceros.
Usar y revelar los datos para atender y cumplir requerimientos legales, judiciales o administrativos de orden nacional o internacional.
Efectuar reportes y consultas sobre datos personales y suministrarlos a entidades bancarias, certificadoras, calificadoras de riesgos, calificadoras de riesgos, centrales de información, aseguradoras y otras entidades públicas o privadas, para fines administrativos, legales, comerciales, de certificaciones, seguridad y prevención y control de fraudes lavado de activos y financiación del terrorismo.
Realizar comunicaciones con los titulares de los datos, sus familiares y causahabientes, para efectos administrativos, legales, comerciales, de mercadeo, publicitarios, laborales y de bienestar laboral, de seguridad, de certificaciones y de contacto.
Adoptar medidas para la prevención de actividades ilícitas, tratar temas de seguridad física, seguridad industrial y seguridad social y consultar información en las listas de control (listas nacionales e internacionales), con el fin de preservar la confianza y transparencia entre el titular de los datos e INV TORONTO.
Consultar y actualizar los datos personales, en cualquier tiempo, con el fin de mantener actualizada dicha información y verificar los mismos, así como las afiliaciones, derechos e información de sus titulares para gestionar la prestación de sus servicios o su vinculación de cualquier orden legal con INV TORONTO.
Contratar con terceros el almacenamiento y/o procesamiento de la información y datos personales para la correcta ejecución de las relaciones comerciales y jurídicas con INV TORONTO.
Las demás autorizadas por la persona que entregue sus datos o autorizadas en la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios, y demás normas que la regulen o modifiquen.
Lo anterior, sin perjuicio de otras finalidades que hayan sido informadas en este u otros documentos y/o en los términos y condiciones de cada uno de los productos y servicios propios de cada una de nuestras unidades de negocio.
Advertimos que en estas actividades pueden estar involucrados terceros proveedores (tales como proveedores de bienes y servicios, sistemas de reservas, agencias de viajes, call centers, sitios web, entidades bancarias, aseguradoras, certificadoras, etc.)
ARTÍCULO 12. POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN PERSONAL: Los datos personales serán recolectados, almacenados, usados, circulados, transmitidos, transferidos y suprimidos por INV TORONTO, para el desarrollo de su objeto social. Las bases de datos estarán vigentes durante la existencia de INV TORONTO y hasta su liquidación. La información objeto de tratamiento será la recolectada por INV TORONTO durante toda la relación con el titular, quien podrá actualizarla, modificarla o suprimirla en cualquier tiempo, salvo que el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. INV TORONTO no recolectará información sensible a menos que sea imperiosamente necesario para el cumplimiento de su objeto social, caso en el cual seguirá lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y las disposiciones reglamentarias o modificatorias de la misma.
AUTORIZACIÓN
ARTÍCULO 13. AUTORIZACIÓN. La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de INV TORONTO requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. INV TORONTO en su condición de Responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.
ARTÍCULO 14. CASOS EN QUE NO SE REQUIERE LA AUTORIZACIÓN: La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b) Datos de naturaleza pública.c) Casos de urgencia médica o sanitaria.d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.e) Datos relacionados con el registro civil de las personas.
ARTÍCULO 15. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN. La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo por el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que, de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será emitida por INV TORONTO y será puesta a disposición del titular previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2012 y los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014.
Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier alternación a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado. Lo anterior con el fin de que el titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal. La autorización es una declaración que comunica al titular de los datos personales de la siguiente información:
a) Quién recopila (responsable o encargado)
b) Qué se recopila (datos que se recaban)c) Para qué recoge los datos (las finalidades del tratamiento)d) Cómo ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados.e) Si se recopilan datos sensibles.
El anexo 1 del presente manual incluye el modelo de autorización para la recolección y tratamiento de datos personales con el fin de informar y permitir el acceso de información de la compañía y sus vinculadas, relacionada con servicios, productos, ofertas, promociones, alianzas, estudios, concursos y contenidos.
ARTÍCULO 16. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN. INV TORONTO adoptará las medidas necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.
ARTÍCULO 17. AVISO DE PRIVACIDAD. El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
El anexo 2 del presente manual incluye un modelo de aviso de privacidad.
ARTÍCULO 18. CONTENIDO MÍNIMO DEL AVISO DE PRIVACIDAD. El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:
1. Nombre o razón social y datos de contacto del Responsable del Tratamiento.
2. El Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.3. Los derechos que le asisten al Titular.4. Los mecanismos dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política de Tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad correspondiente. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de Tratamiento de información.
No obstante, lo anterior, cuando se recolecten datos personales sensibles, el Aviso de Privacidad deberá señalar expresamente el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que versen sobre este tipo de datos.
ARTÍCULO 19. AVISO DE PRIVACIDAD Y LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. INV TORONTO conservará el modelo del aviso de privacidad que se transmitió a los Titulares mientras se lleve a acabo tratamiento de datos personales y perduren las obligaciones que de éste deriven. Para el almacenamiento del modelo, INV TORONTO podrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología.
DEBERES, DERECHOS Y PROCEDIMIENTOS PARA EJERCERLOS
ARTÍCULO 20. DEBERES DEL RESPONSABLE EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. INV TORONTO tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 y los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014 sobre protección de datos personales.
De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, INV TORONTO se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el tratamiento de datos personales:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.c) Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos.d) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.e) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.a) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.b) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.c) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.d) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
ARTÍCULO 21. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN. INV TORONTO, a través del Responsable o del Encargado del Tratamiento, reconocerá a favor del titular los siguientes derechos en los términos legales establecidos por la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a INV TORONTO, salvo cuando expresamente se exceptué como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012 u otras normas legales;c) Ser informado por INV TORONTO, previa solicitud escrita, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia haya determinado cuanto en el tratamiento el responsable o encargado a incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 y a la Constitución. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
Los titulares podrán ejercer sus derechos mediante comunicación escrita a INV TORONTO indicando su intención de modificar, actualizar, rectificar o eliminar la información personal con la que cuente INV TORONTO, cuyo tratamiento este enmarcado dentro de la Ley de Protección de Datos Personales (Ley 1581 de 2012). Dicho procedimiento se atenderá siguiendo las siguientes reglas:
a) Las solicitudes serán atendidas por el Área de Sistema o Contabilidad de INV TORONTO (Responsable) en el correo electrónico ricardo.florez@grupodavissa.com, que al efecto la misma ha dispuesto, o en la dirección Calle 106N. 18 A 20, Bogotá, Colombia;
b) Las solicitudes sólo podrán ser presentadas el titular de la información, o por medio de un apoderado o representante debidamente acreditado para tal efecto;c) INV TORONTO podrá exigir de forma razonable los documentos o constancias que estime necesarias para la acreditación de la titularidad de la información.
ARTÍCULO 22. PROCEDIMIENTOS: INV TORONTO comprende los siguientes procedimientos, que se ejcutarán de la siguiente manera:
a) Procedimiento para consulta: La solicitud se radicará ante el Área de Sistema o Contabilidad, a través de los datos de contacto aquí mencionados, indicando por lo menos, nombre completo del titular de la información y su número de identificación, lugar o dirección física o electrónica a la cual se le dará respuesta. Recibida la solicitud, la consulta será atendida dentro de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá; en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
b) Procedimiento para corregir, actualizar o suprimir información. Cuando el titular de la información pretenda corregir, actualizar o suprimir para el Tratamiento de Datos Personales presentará una solicitud de acuerdo con lo siguiente:
La solicitud debe ser dirigida a cualquiera de las dos areas (Sistemas o Contabilidad), con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la misma, la dirección y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
Si la solicitud resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de ésta para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido.
En caso de que quien reciba la solicitud no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibida la solicitud completa, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la solicitud sea decidida.
El término máximo para atender la solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
c) Queja ante la autoridad competente. El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.
POLÍTICAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
ARTÍCULO 23 MEDIDAS DE SEGURIDAD DE LOS DATOS E INFORMACIÓN ALMACENADA. La información almacenada y custodiada por INV TORONTO, estará bajo las medidas físicas, técnicas y tecnológicas necesarias que garanticen su adecuada conservación, confidencialidad y seguridad. INV TORONTO a través de sus colaboradores, implementará todos los mecanismos necesarios y razonables para la protección de la información que minimice el riesgo de adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Esta obligación será de medio y no de resultado, y en casos de fuerza mayor o caso fortuito. INV TORONTO quedará eximida de cualquier responsabilidad. La información tratada por INV TORONTO será guardada y conservada durante todo el tiempo que el cumplimiento de las finalidades de tratamiento determine, sin perjuicio de las obligaciones legales que dispongan lo contrario. Los líderes de proceso, es decir gerentes y jefes serán los responsables de velar por el cumplimiento de las Políticas aquí establecidas y de atender peticiones, consultas y reclamos, así como de transmitir y transferir la información personal con el apoyo del cargo establecido o que se establezca al respecto.
Para el manejo interno de los Datos, éstos podrán ser conocidos por el personal autorizado de INV TORONTO, lo cual incluye la Asamblea General de Accionistas, la Junta Directiva, la Revisoría Fiscal, las Gerencias y las diferentes áreas autorizadas.
INV TORONTO podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando ello ocurra, dichos terceros estarán obligados a proteger los Datos Personales en los términos exigidos por la ley y en su condición de Encargados del manejo de las Bases de Datos INV TORONTO.
En el caso de transmisión de datos personales, INV TORONTO suscribirá el contrato de transmisión a que haya lugar en los términos del Decreto 1377 de 2013.
Igualmente, INV TORONTO podrá transferir o transmitir (según corresponda), guardando las debidas medidas de seguridad, los datos personales a otras entidades en Colombia o en el extranjero para la prestación de un mejor servicio y para la adquisición y enajenación de bienes y servicios, de conformidad con las autorizaciones que hayan sido otorgadas por los Titulares de los datos personales.
Una vez cese la necesidad de Tratamiento de los Datos Personales, los mismos serán eliminados de las bases de datos de INV TORONTO en términos seguros.
ARTÍCULO 24. CANALES PARA PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS. INV TORONTO designa al área de SISTEMAS Y CONTABILIDAD, encabezadas por LUIS SILVA y KRISTEL GIRALDO, respectivamente, o quien haga sus veces, para cumplir con la función de protección de datos personales. El área de SISTEMAS Y CONTABILIDAD o quien haga sus veces, dará trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la Ley 1581 de 2012. Lo anterior, de ser necesario, se hará con el apoyo del área JURÍDICA.
La atención de las solicitudes de los Titulares de los datos personales, sus Representantes o causahabientes se harán mediante los siguientes canales:
Dirección: Calle 106N. 18 A 20, Bogotá, Colombia.
Página web: www.chuckecheese.com.co
Correo Electrónico: ricardo.florez@grupodavissa.com
Teléfono: (601) 743-2130
PARÁGRAFO. INV TORONTO designa al área de SISTEMAS Y CONTABILIDAD como responsable de la adopción e implementación las obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
ARTÍCULO 25. VIGENCIA Y MODIFICACIONES: El presente documento entra a regir a partir del 15 de Junio de 2017. INV TORONTO, se reserva el derecho de modificar el presente documento en cualquier momento, no obstante informará oportunamente a los titulares de cualquier modificación sustancial que se haga sobre los mismos. La versión actualizada de este documento podrá permanentemente ser consultada en www.chuckecheese.com.co
ANEXO 1
AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
El (la) suscrito(a), en calidad de titular de la información, a título personal y/o como representante legal de la sociedad _______________________________________, identificada con CC/Nit __________________, en virtud de los dispuesto en las Leyes 1266 de 2008, 1581 del 2012 y demás normas reglamentarias, modificatorias y/o complementarias de ellas, ACEPTO Y AUTORIZO de manera expresa, voluntaria, previa, concreta, suficiente, informada e inequívoca a INVERSIONES TORONTO S.A.S. (en adelante “INV TORONTO”), sociedad comercial identificada con NIT. 900.702.831-1, con domicilio principal en la Calle 106 N. 18 a 20, Bogotá, Colombia, teléfono 316-874-3280 o a quien represente sus derechos u ostente en el futuro una cualquiera o más de las siguientes calidades, conjunta o separadamente, para con INV TORONTO, en el ámbito nacional e internacional: acreedor, deudor, trabajador, cliente, proveedor o entidad con la que se encuentre vinculado como socio, accionista, aliado o asociado, o cualquier otra que se genere en virtud de un acto licito, legal o contractual, para que procese, recolecte, trate, capture, utilice, consulte directamente o por terceras personas autorizadas directamente por la ley o por el suscrito, reporte, verifique, almacene, ponga en circulación, divulgue, comparta, intercambie, modifique, actualice, corrija y suprima mis datos personales en sus bases de datos de forma manual y/o automatizada o digital, con las finalidades que a continuación se relacionan:
Para el desarrollo de las actividades comprendidas en el objeto social de INV TORONTO y los procesos administrativos, comerciales, laborales y legales que se requieran para el cumplimiento y ejercicio de las obligaciones y derechos que se deriven de todo lo anterior, directamente o con el concurso de terceros vinculados legal o comercialmente con quienes se comparta la información para esos fines.
Compartir y trasladar los datos personales a aliados comerciales de INV TORONTO, para el desarrollo de su objeto social y la realización de negocios jurídicos.
Promocionar, publicitar, auditar, certificar y controlar, las actividades, productos y servicios de INV TORONTO y de terceros con los cuales la misma mantenga relaciones de negocios así como realizar investigaciones y pruebas de mercado, análisis estadísticos, actualizaciones o verificaciones de información, directamente o con el concurso de terceros.
Usar y revelar los datos para atender y cumplir requerimientos legales, judiciales o administrativos de orden nacional o internacional.
Efectuar reportes y consultas sobre datos personales y suministrarlos a entidades bancarias, certificadoras, calificadoras de riesgos, calificadoras de riesgos, centrales de información, aseguradoras y otras entidades públicas o privadas, para fines administrativos, legales, comerciales, de certificaciones, seguridad y prevención y control de fraudes lavado de activos y financiación del terrorismo.
Realizar comunicaciones con los titulares de los datos, sus familiares y causahabientes, para efectos administrativos, legales, comerciales, de mercadeo, publicitarios, laborales y de bienestar laboral, de seguridad, de certificaciones y de contacto.
Adoptar medidas para la prevención de actividades ilícitas, tratar temas de seguridad física, seguridad industrial y seguridad social y consultar información en las listas de control (listas nacionales e internacionales), con el fin de preservar la confianza y transparencia entre el titular de los datos e INV TORONTO.
Consultar y actualizar los datos personales, en cualquier tiempo, con el fin de mantener actualizada dicha información y verificar los mismos, así como las afiliaciones, derechos e información de sus titulares para gestionar la prestación de sus servicios o su vinculación de cualquier orden legal con INV TORONTO.
Contratar con terceros el almacenamiento y/o procesamiento de la información y datos personales para la correcta ejecución de las relaciones comerciales y jurídicas con INV TORONTO.
Las demás autorizadas por la persona que entregue sus datos o autorizadas en la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios, y demás normas que la regulen o modifiquen.
En estas actividades podrán estar involucrados terceros proveedores (tales como proveedores de bienes y servicios, sistemas de reservas, agencias de viajes, call centers, sitios web, entidades bancarias, aseguradoras, certificadoras, etc.).
AVISO DE PRIVACIDAD: He sido informado por INV TORONTO que: (i) Las políticas de tratamiento de información que me serán aplicables se encuentran en el Manual de Políticas y Procedimientos para la Protección de Datos Personales, el cual está disponible para mi consulta en la página web www.chuckecheese.com.co (ii) Las finalidades del tratamiento de mis datos personales son las expuestas en el citado manual y en este documento. (iii) Los cambios sustanciales que se produzcan en las políticas de tratamiento de información o en el presente aviso de privacidad, serán comunicadas previamente al suscrito publicándolas en la página web arriba mencionada o por los otros medios mencionados en el artículo 17 del Decreto 1377 de 2013.
DERECHOS: Los derechos que me asisten como titular de la información sobre los datos personales suministrados por mí a INV TORONTO, son los siguientes:
e) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a INV TORONTO, en su condición de Responsable del Tratamiento.
f) Solicitar prueba de la autorización otorgada a INV TORONTO, en su condición de Responsable del Tratamiento.g) Ser informado por INV TORONTO, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.h) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.i) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.j) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
Dichos derechos podrán ser ejercidos a través de los siguientes canales: i) correo electrónico: ricardo.florez@grupodavissa.com ii) Físico a la dirección: Calle 106 N. 18 A – 20
DATOS SENSIBLES: INV TORONTO me ha informado que no estoy obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles. Teniendo en cuenta lo anterior y para los efectos previstos en las finalidades mencionadas en el aviso de privacidad, autorizo expresamente el uso de los datos relativos a la salud, y mis datos biométricos, en especial para el cumplimiento de obligaciones legales y temas administrativos, publicitarios, de seguridad física, seguridad industrial y seguridad social.
RECOLECCIÓN DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES: Los datos personales de niños, niñas y adolescentes recolectados, serán tratados de conformidad con lo estipulado en el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013.
DECLARO: (i) Que la información que he suministrado es verídica, completa, exacta, actualizada, real y comprobable, por lo tanto, cualquier error en la información suministrada será de mi única y exclusiva responsabilidad, lo que exonera a INV TORONTO de su responsabilidad ante las autoridades judiciales y/o administrativas. (ii) Que he sido informado del carácter facultativo que tiene el otorgamiento de autorización de datos sensibles y de datos de niños, niñas y adolecentes, por lo cual, con la firma de este documento, autorizo su uso en los términos y para los fines establecidos en las políticas y procedimientos para la protección de datos personales de INV TORONTO, disponible en la página web mencionada en el aviso de privacidad y (iii) Haber leído cuidadosamente el contenido de esta autorización y haberla comprendido a cabalidad. Razón por la cual entiendo sus alcances e implicaciones. (iv) Las normas a las que este acto se encuentra sometido, son las de la República de Colombia. (v) La vigencia de esta autorización es indefinida y permanecerá vigente mientras no se revoque de manera expresa y escrita en los términos establecidos en la ley.
____________________________________
Nombre: C.C. Telefono: Correo Electronico: Para constancia se firma en ____________ el ____ de ___________ de 20__
ANEXO 2
AVISO DE PRIVACIDAD
INVERSIONES TORONTO S.A.S., identificada con NIT 900.702.831-1, sociedad constituida y existente conforme a las leyes de la República de Colombia y con domicilio en Calle 106 N. 18 A – 20, Bogotá, Colombia., con número telefónico (601) 7432130, es una entidad comprometida con la protección de toda información que pueda asociarse o relacionarse con personas naturales determinadas o determinables (los “Datos Personales”), a la cual tiene acceso en el desarrollo de su actividad y objeto social. Generalmente, los Datos Personales que INV TORONTO pueda llegar a recibir, recolectar o acceder, incluyen el nombre, datos de identificación y de contacto de personas naturales, así como información acerca de sus ingresos, información financiera a través de recolección de datos, reportes financieros u otros documentos similares, sexo, edad, nivel educativo, entre otros. En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014 y demás normas que adicionen, modifiquen o deroguen, comunicamos a todos los titulares de los Datos Personales este aviso de privacidad (el “Aviso”) con el fin de informarles que INV TORONTO ha creado una Política de Tratamiento de Información (la “Política”) en la cual se definen, entre otros, los principios que cumplirá al recolectar, almacenar, usar, transferir, transmitir y realizar cualquier actividad u operación con datos personales (el “Tratamiento”). En la misma también se establecen los derechos con los que los Titulares cuentan y los mecanismos para que los ejerzan, así como las finalidades y los propósitos para los cuales los datos personales serán tratados. La Política puede ser consultada en nuestras oficinas en la dirección: Avenida Colón Edificio Onaissi Local 107.
Usted, en calidad de Titular de los Datos Personales, tendrá por virtud de la Ley 1581 de 2012, los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014, los siguientes derechos:
(i) Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a INV TORONTO o los encargados del tratamiento de los mismos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; (ii) Solicitar prueba de la autorización otorgada a INV TORONTO, salvo que la Ley indique que dicha autorización no es necesaria o que la misma haya sido validada con arreglo a lo establecido en el artículo 10 del Decreto 1377; (iii) Presentar solicitudes ante INV TORONTO o el encargado del tratamiento respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales, y a que éstas le entreguen tal información; (iv) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley; (v) Revocar su autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las Bases de Datos de INV TORONTO, siempre y cuando no exista un deber legal o una obligación de carácter contractual en cabeza del Titular con INV TORONTO, según la cual el Titular no tenga el derecho de solicitar la supresión de sus Datos Personales o revocar su Autorización para el Tratamiento de los mismos. Si no hay un deber legal o contractual y INV TORONTO no ha suprimido los Datos Personales del Titular de sus Bases de Datos o no ha revocado la autorización de quien está legitimado para revocarla dentro del término legal para ello, el Titular podrá acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio para que exija la revocación de la autorización y/o la supresión de los Datos Personales; (vi) Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
INV TORONTO informará al titular de los Datos Personales cualquier modificación de la Política. Así mismo, todas las modificaciones a la Política y al presente Aviso de Privacidad serán informadas o mediante un correo electrónico que será enviado a los Titulares de los Datos Personales, siempre y cuando INV TORONTO tenga esa información en su poder.
De igual manera, en la Autorización usted podrá consultar cuáles son los datos sensibles que INV TORONTO recolectará y en qué circunstancias. Es importante que tenga en cuenta que la autorización para el tratamiento de datos sensibles es facultativo de su parte.
Sus datos personales serán recolectados y almacenados en una base de datos y serán utilizados para las siguientes finalidades:
Para el desarrollo de las actividades comprendidas en el objeto social de INV TORONTO y los procesos administrativos, comerciales, laborales y legales que se requieran para el cumplimiento y ejercicio de las obligaciones y derechos que se deriven de todo lo anterior, directamente o con el concurso de terceros vinculados legal o comercialmente con quienes se comparta la información para esos fines.
Compartir y trasladar los datos personales a aliados comerciales de INV TORONTO, para el desarrollo de su objeto social y la realización de negocios jurídicos.
Promocionar, publicitar, auditar, certificar y controlar, las actividades, productos y servicios de INV TORONTO y de terceros con los cuales la misma mantenga relaciones de negocios así como realizar investigaciones y pruebas de mercado, análisis estadísticos, actualizaciones o verificaciones de información, directamente o con el concurso de terceros.
Usar y revelar los datos para atender y cumplir requerimientos legales, judiciales o administrativos de orden nacional o internacional.
Efectuar reportes y consultas sobre datos personales y suministrarlos a entidades bancarias, certificadoras, calificadoras de riesgos, calificadoras de riesgos, centrales de información, aseguradoras y otras entidades públicas o privadas, para fines administrativos, legales, comerciales, de certificaciones, seguridad y prevención y control de fraudes lavado de activos y financiación del terrorismo.
Realizar comunicaciones con los titulares de los datos, sus familiares y causahabientes, para efectos administrativos, legales, comerciales, de mercadeo, publicitarios, laborales y de bienestar laboral, de seguridad, de certificaciones y de contacto.
Adoptar medidas para la prevención de actividades ilícitas, tratar temas de seguridad física, seguridad industrial y seguridad social y consultar información en las listas de control (listas nacionales e internacionales), con el fin de preservar la confianza y transparencia entre el titular de los datos e INV TORONTO.
Consultar y actualizar los datos personales, en cualquier tiempo, con el fin de mantener actualizada dicha información y verificar los mismos, así como las afiliaciones, derechos e información de sus titulares para gestionar la prestación de sus servicios o su vinculación de cualquier orden legal con INV TORONTO.
Contratar con terceros el almacenamiento y/o procesamiento de la información y datos personales para la correcta ejecución de las relaciones comerciales y jurídicas con INV TORONTO.
Las demás autorizadas por la persona que entregue sus datos o autorizadas en la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios, y demás normas que la regulen o modifiquen.
Lo anterior, sin perjuicio de otras finalidades que hayan sido informadas en este u otros documentos en los términos y condiciones de cada uno de los productos y servicios propios de cada una de nuestras unidades de negocio.
Se le informa a los titulares de información que pueden consultar el Manual Interno de Políticas y Procedimientos de Datos Personales de INV TORONTO, que contiene nuestras políticas para el tratamiento de la información recogida, así como los procedimientos de consulta y reclamación que le permitirán hacer efectivos sus derechos al acceso, consulta, rectificación, actualización y supresión de los datos, en las instalaciones de INV TORONTO Calle 106N. 18 A 20, Bogotá, Colombia).
